Je hoort het steeds vaker voorbij komen: het huren van een vergaderlocatie. Dit doen mensen vaak omdat het bedrijf zelf bijvoorbeeld geen goede vergaderzaal heeft, of om andere redenen. Als je werkt bij een bedrijf in Amsterdam, hoeft niet te betekenen dat je uit de buurt van Amsterdam komt. Tegenwoordig is het heel normaal om een stuk te moeten reizen naar werk. Hier kies je dan natuurlijk zelf voor, maar bedrijven gaan ook mee met de tijd. De reden dat een bedrijf dan soms ook een vergaderlocatie huurt, is om het vergaderen gemakkelijker en centraler te maken voor het personeel. Ook hoor je vaak dat een andere ruimte of omgeving kan zorgen voor meer inspiratie of andere ingevingen. Genoeg redenen dus om een vergaderlocatie te huren. Maar waar let je op bij het huren van zo’n ruimte?
Hoeveelheid
Voordat je een vergaderlocatie gaat huren is het natuurlijk belangrijk om te kijken moet hoeveel mensen je ongeveer gaat vergaderen. Denk aan de grootte van de tafel, de hoeveelheid stoelen maar ook de grootte van de ruimte. Wat zijn jullie voor bedrijf? Als je het graag informeel houdt, moet de vergaderruimte niet al te groot zijn. Dit zorgt voor een formele en onpersoonlijke sfeer. Daarbij moet je rekening houden met waar het personeel die mee vergaderen allemaal vandaan komen. Zorg dat de ruimte op een centrale plek is, zodat iedereen er net zo gemakkelijk kan komen. Er moet dan ook niet alleen genoeg parkeergelegenheid zijn, maar ook een trein of busstation. Niet iedereen heeft een auto tot zijn beschikking of überhaupt een rijbewijs. Er zijn nog genoeg mensen die op de plek van bestemming komen door middel van openbaar vervoer.
Functie vergaderen
Er zijn verschillende redenen waarom je met je personeel zou willen vergaderen. Vaak is een van deze redenen het geven van een presentatie, etc. Hier heb je uiteraard een beamer voor nodig. Dit hoeft niet altijd standaard in een vergaderzaal te zitten. Daarom moet je rekening houden met het zelf meenemen van de benodigde materialen. Maar de vergaderzaal kan net zo goed gehuurd zijn om te gaan brainstormen. Zo’n andere omgeving kan er juist voor zorgen dat de brainstormsessie succesvoller uitpakt. Sommige teams willen teamactiviteiten uitvoeren en daar moet de ruimte dan weer wel groot genoeg voor te zijn.
Vergaderlocatie Rotterdam
Het concept van het huren van een vergaderlocatie is steeds populairder aan het worden. Zo zijn er al verschillende locaties in steden die al bekend zijn. Een voorbeeld hiervan is de vergaderlocatie Rotterdam.