Als ondernemer is het verstandig om een strak debiteurenbeheer te voeren. Je kunt namelijk in de problemen komen als je debiteuren te laat gaan betalen. De liquide middelen die hierin zitten heb je vaak hard nodig om zelf aan je verplichtingen te voldoen of om groeiplannen mee te financieren. Het is niet voor niet dat in een kwart van de faillissementsgevallen de oorzaak is dat debiteuren niet of te laat betalen. In het debiteurenbeheer gaat best wat werk zitten. De vraag is daarom ook vaak, wanneer kan ik incassokosten berekenen. Dat mag namelijk niet direct. In dit blog vertellen we welke stappen je kunt zetten in je debiteurenbeheer en wanneer je deze incassokosten mag berekenen.
Het neerzetten van een strak debiteurenbeheer
Een goede basis voor een strak debiteurenbeheer is goede software. Dit helpt je vaak enorm om op een efficiënte manier je debiteurenbeheer te doen. Met deze software kan je allereerst factureren. Daarnaast moet je er in ieder geval ook goed mee kunnen volgen of een verstuurde factuur betaald is ja dan wel nee. Vaak kun je dit doen door een koppeling te maken met je internetbankieren. Je ziet dan realtime of er betaald is. En als dat niet gebeurd zie je dus ook realtime als een betalingstermijn wordt overschreden. Dat maakt dat je snel actie kunt ondernemen met het versturen van de 1e herinnering. Deze heeft vaak nog een milde toon omdat je klant wellicht je eerste factuur over het hoofd heeft gezien. In de meeste gevallen wordt er dan snel betaald. Zo niet kun je een tweede herinneringsfactuur versturen. Ook deze toon is nog mild, maar wel iets minder en je wijst op de eerder verstuurde eerste herinnering. Hierna neem je vaak telefonisch contact op. Als dat niks oplevert komt de laatste aanmaning. Hierin geef je ook aan dat je bij niet betalen over gaat dragen aan een incassoburea en dat je incassokosten gaat berekenen.
Wie gaat incassokosten berekenen en incasseren?
Je bepaalt zelf welke incassokosten je gaat berekenen. Als je dit aan particulieren doet is de hoogte van de in rekening te brengen kosten aan wettelijke restricties onderhevig. In de laatste aanmaning benoem je deze kosten. Als de klant dan nog op tijd betaald bereken je de kosten niet. Anders draag je aan het incassobureau over en gaat deze naast de vordering ook de incassokosten proberen te vorderen bij je klant.